Buchhaltung mit SevDesk – Erste Schritte

Jeder Selbstständige und jedes Startup kennt die Problematik mit der Buchhaltung. SevDesk möchte mit einer modernen Buchhaltung hier den Jungunternehmern unter die Arme greifen. Wie Sie das machen und ob es ihnen gelungen ist, Buchhaltung zu vereinfachen haben wir ausprobiert.

SevDesk selbst ist ein junges Unternehmen aus dem Schwarzwälder Raum in der Stadt Offenburg.

Die Software biete einige USPs an, darunter die automatische Belegerfassung, automatische Belegerfassung, automatische Belegerfassung, intuitive und schnelle Angebots- und Rechnungserstellung, automatische Umsatzsteuervoranmeldung & Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Schnittstellen zu Steuerberater und Finanzamt und Echtzeit Steuerschätzung. Es gibt noch viele weitere Vorteile und andere USPs, allerdings sollte man das dann direkt auf der Webseite von SevDesk anschauen.

Zielgruppe

SevDesk selbst richtet sich an Selbstständige und die, die es gerade geworden sind. Einfache oder auch doppelte Buchführung sind eine lästige, aber dennoch notwendige Aufgabe. Mit ihrer Software soll es einfacher werden sich, um einen Teil der Bürokratie zu kümmern.

Versionen & Pakete

Insgesamt bietet SevDesk 3 Pakete an. Das Paket Rechnung, Buchhaltung und Warenwirtschaft. Während das Paket Rechnung nur für Rechnungen, Mahnungen etc. dienlich ist, ist hier fehlt jedoch die Buchhaltung. Im Paket Buchhaltung kann man die einfache und die doppelte Buchführung machen inklusive automatischer EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) und dem Export für den Steuerberater.

Für unseren Test haben wir das Paket Buchhaltung erhalten.

Erste Schritte mit der Buchhaltung

Nach der Registrierung sucht man sich das Abo aus. Für unseren Test haben wir den Tarif Buchhaltung erhalten, das Paket ist im monatlichen Abo für 15,90 € erhältlich. In dieser ist enthalten:

  • Rechnungen & Angebote
  • Kundenverwaltung
  • Export für den Steuerberater
  • API-Schnittstelle (Full-REST)
  • Belegerfassung & -erkennung
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Online-Banking
  • USt-Voranmeldung

Sevdesk Versionen und Preise

Wie bereits beschrieben, gibt es insgesamt drei Versionen die sich an unterschiedliche Bedürfnisse richten. Wer auch die BGA (Betriebs und Geschäftsausstattung), also Gegenstände im Sachanlagevermögen mit kalkulieren möchte, muss dann auch auf die Warenwirtschaft zurückgreifen. Für Entwickler die nebenberuflich ihr Spiel oder ähnliches publizieren möchte, genügt bereits die Buchhaltung. Wer nur auf ein vereinfachtes Verfahren von Erstellung und Erfassung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen zurückgreifen möchte, für den genügt das Paket Rechnung.

Rechnung

7,90 € / Monat

  • Erstellen von Angeboten
  • Schreiben von Rechungen
  • Erfassen von Mahnungen
  • Kundenverwaltung.

Buchhaltung

15,90 € / Monat

  • inklusive sevDesk Rechnung
  • Erfassen von Einnahmen und Ausgaben
  • automatische Belegerkennung
  • Kassenbuch
  • Export von EÜR

Warenwirtschaft

45,90 € / Monat

  • inklusive sevDesk Rechnung
  • inklusive sevDesk Buchhaltung
  • Lagerverwaltung
  • Inventar
  • Bestände und Bestandsbuchungen
  • Lieferanten- und Artikelzuordnung

Viele detaillierte Funktionen fehlen in diesem Vergleich, so umfasst die Buchhaltung, wie bereits oben erwähnt auch die REST Api, die Möglichkeit der USt-Voranmeldung und vielem mehr.

Monatlicher Vertrag

In dem monatlichen Vertrag, ist die Vertragslaufzeit selbstverständlich auf einen Monat begrenzt, allerdings mit einer Kündigungsfrist von 14 Tagen. Im ersten Monat sind die ersten 14 Tage Gratis zum Testen. Der Vorteil dabei ist, man kann für sich selbst entscheiden, ob es sich lohnt oder nicht.

Jährlicher Vertrag

Wer den jährlichen Vertrag auswählt, bindet sich natürlich eine Zeit lang an Sevdesk, dies wird aber mit einer Vergünstigung von ca. 40 % belohnt. Auch die Einmal Zahlung erspart lästige Arbeit bzw. Kosten für die Überweisungen in einem Geschäftskonto. Zudem gibt es hier oft Angebote mit weiteren Rabatten und es gibt erweiterte Testzeiträume je nach Tarif.

Hilfreiche Tipps für Finanz- und Zeitersparnisse

In regelmäßigen Blogbeiträgen erklärt SevDesk auch allerlei nützliche Tipps. Neben der Optimierung der Lohnbuchhaltung gibt es auch eine Checkliste für die Steuererklärung, damit diese einfacher ist bzw. damit der Steuerberater es einfacher hat. Das ganze gibt es auch für Kleingewerbe und wird mit legalen Steuertricks abgerundet.

Auch um das eigene Auftreten professioneller erscheinen zu lassen, hat Sevdesk einige Möglichkeiten. So liefert das Unternehmen Vorlagen für Pressemitteilung und vieles mehr.

Auch häufig gestellte Fragen wie die Rentabilität eines Firmenwagens wird geklärt.

Verfügbare Add-ons

Um den Account noch um einige Dinge zu erweitern, gibt es die Möglichkeit der Add-ons. So kann man für je 4,90 € im Monat Briefpapier, Mahnungsstufen, Zeiterfassung oder auch zusätzliche Layouts erhalten. Für 3,90 € gibt es sogenannte Premium Layouts. Für den stolzen Preis von 19,90 € gibt es das Inventar, sofern man nicht das Warenwirtschaftssystem nutzt. Damit wäre man bei der Buchhaltung im Monatsabo + Inventar bei 35,80 € pro Monat anstelle 45,90 €.

Mobile App

Die App für das mobile Einlesen von Belegen heist sevScan+ und vereinfacht das dokumentieren. Denn Belege müssen für das Finanzamt 10 Jahre aufgehoben werden. Die digitalen Belege werden bei SevDesk hinterlegt und bei Entwürfen automatisch erkannt. Sogar relativ zerknüllte Belege konnte die App sauber lesen und einsortieren.

Die App im Überblick

Buchhaltung wirkt auf den ersten Blick sehr kompliziert und aufwendig, insbesondere wenn man sie selbst noch händisch macht. Es schleichen sich Fehler ein, man vergisst etwas und mehr. SevDesk hat das so einfach gemacht, wie der tägliche Blick in das Konto. Um euch einen besseren Einblick zu geben, haben wir einige Screenshots für euch angefertigt, diese sind natürlich anonymisiert und nur für die Demonstration gedacht.

Das Dashboard

Nach dem Login und Registrieren erscheint ein schlichtes und übersichtliches Dashboard, das entsprechend Inhalte anzeigt. Wir haben es einmal mit ein paar Beispiel Daten gefüllt und zeigen euch, wie das ganze bei euch aussehen könnte.

Neben der eigentlichen Bilanz seht ihr auch noch, ob offene Forderungen vorhanden sind und ebenso ob euer Buchhaltungsscore einwandfrei ist.

Auch die Kategorisierung der Ausgaben kann hilfreich sein, um zu schauen, ob bestimmte Posten zu viele Kosten verursachen. Um das ganze zu Automatisieren könnt ihr euch ein Konto hinterlegen.

Rechnung

Die Rechnungserstellung ist so einfach, dass theoretisch jede Aushilfe sie mithilfe der Software bewältigen kann. Sobald man einen Kunden eintippt, kommt, sofern der Kunde nicht in der Datenbank ist, die Frage, ob man den Kunden eintragen möchte. Hat man diese Stammdaten eingetragen bzw. existiert der Kunde bereits, wird automatisch alles Wichtige mit den Daten des Kunden ausgefüllt. Neben der Kundennummer, der Anschrift kann man entsprechend automatisch auch seinen Namen einfügen. Bei dem hinterlegten Kunden ist es sogar möglich, Sonderkonditionen zu hinterlegen. Das ist sehr gut, wenn man entsprechende Stammkunden bzw. Großabnehmer hat, die einen besonderen Status bei sich im Gewerbe genießen.

Auch Daten wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum etc. werden automatisch mit den entsprechenden Standard Werten vor ausgefüllt. Im nächsten Schritt kann man noch den Kopf Text anpassen, sofern man wünscht und ebenso die fertigen Produkte angeben.

Ausgaben

Auch die eigenen Kosten wie Infrastruktur, Telekommunikation und Marketing gehören in die Buchhaltung. Hierfür hat sevDesk eine eigenes Uploadfeld. Wenn man die entsprechende Rechnung hochlädt, scannt das System automatisch das Dokument und versucht alle Felder selbst zu füllen. Das klappt bei deutschen Rechnungen nahezu los immer. Bei Rechnungen aus dem Ausland oder die nicht der klassischen Norm entsprechen musste immer etwas nach geholfen werden.

Ansonsten ist hier der Rest auch wie beim Kunden über Stammdaten der entsprechenden Lieferanten Vorausfüllbar.

Mobile App

Wer über keinen klassischen Scanner verfügt oder das ganze unterwegs erfassen möchte, kann die Dokumente auch mittels der Mobile App installieren. Diese gibt es für Android und iOS. Die Apps unterscheiden sich hierbei aber ein wenig. Während iOS das vollständige sevDesk2Go nutzt, ist bei Android derzeit nur die sevScan+ App verfügbar.

Unser Tipp, Belege die schnell verloren gehen können oder übersehen werden noch direkt nach Erhalt scannen. Bei Gesprächen mit Kunden ist es oft problematisch mit den Bewirtungsbelegen. Diese gehen schnell kaputt oder sind schnell unleserlich.

Buchhaltung

Am Ende des Bilanzjahres kommt der unangenehme Teil, die Bilanzierung. Für Kleingewerbetreibende genügt hier die EÜR (Einahmen-Überschuss-Rechnung).

Auch diese kann SevDesk vollautomatisch erledigen. In unserem Beispiel ist nur ein knapper Monat zu sehen, allerdings gibt es das vollständig fertig für den Steuerberater bzw. für das Finanzamt.

Schnell, kompakt und unbürokratisch.

Steuer

Auch die zu erwartenden Steuern sind für SevDesk kein Problem, eine Schätzung auf Basis deiner Buchhaltung gibt es im Steuer Bereich ebenfalls zu sehen.

Kontakte

Zum Schluss gibt es noch einmal einen kleinen Einblick in die Kontaktliste. Hier wird unterschieden in Lieferanten, Kunden, Partner und Interessenten. Man kann diese nicht nur mit Namen und Adresse versehen, sondern auch mit entsprechenden Tags.

Das Länderübergreifende stellt auch kein Problem dar.

Den Bereich der Warenwirtschaft konnten wir nicht testen, da dies ein Zusatzmodul ist, das für den Rahmen unseres Tests nicht zur Verfügung gestellt wurde.

Support und Service

Eines steht hier im Vordergrund, brauchst du Hilfe, ist ein Ansprechpartner sofort da. Nach der Registrierung bekommt man direkt eine E-Mail mit allen notwendigen Informationen und Anlaufstellen.

Das umfasst unter anderem:

  • Onboarding Tutorials
  • Onboarding Calls
  • Webinare
  • Zugang zum Forum
  • Telefon Support (optional mit Screensharing)
  • Email/Chat Support

Wir haben ein Ticket eröffnet da uns in der Buchhaltung unbekannt war, wie man hier Bsp. Advertising Einnahmen verbucht. Neben der ausführlichen Antwort, noch am selben Tag erhielten wir zudem einige Tipps und eine Anleitung.

Fazit

SevDesk hat uns die Software für ein Jahr zur Verfügung gestellt. Den Test ein Jahr danach könnt ihr hier lesen.

Insgesamt hinterlässt sevDesk einen wirklich sehr guten Eindruck und wir freuen uns schon auf das kommende Jahr. Durch die Handyapp und den vielen kleinen Unterstützungen hilft die Software immens. Junge Gründer oder diejenigen die es planen, können wir es nur ans Herz legen es einfach selbst auszuprobieren. Man kann sevDesk kostenlos testen und erhält je nach Aktion bis zu ein Jahr Gratis.

Offenlegung: Xboxdev.com hat das Produkt für die Review vom Hersteller zur Verfügung gestellt bekommen. Unsere Berichterstattung ist davon nicht beeinflusst und bleibt gewohnt neutral und kritisch. Der Artikel ist unabhängig verfasst und unterliegt keinerlei Vorgaben seitens Dritter

Update: Wir haben die geänderten Mobile Apps korrigiert und entsprechende Bebilderung neu hochgeladen.

Update: Weiterer Artikel verlinkt.

XboxDev

Das Team rund um XboxDev freut sich immer über Anregungen, Tipps und Feedback.

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