Microsoft ergänzt Microsoft 365 um neue Werkzeuge für Datenschutz und Compliance. Am 29. Januar 2019 kündigte das Unternehmen im Microsoft-365-Blog ein eigenes Microsoft 365 Compliance Center an, das Compliance-Fachleute zentral bei Risikobewertung, Datenschutz und regulatorischen Aufgaben unterstützen soll. Die neue Arbeitsumgebung startet schrittweise ab dem Ankündigungstag.
Das Compliance Center bündelt bestehende Bausteine wie den Compliance Manager, Funktionen zum Datenschutz und die Bearbeitung von Anfragen Betroffener. Der Compliance Manager errechnet aus gesammelten Informationen eine Punktzahl, die die Datenstrukturen eines Unternehmens mit gängigen Vorgaben vergleicht, darunter die Datenschutz-Grundverordnung und die Norm ISO 27001. Zusammen mit dem ebenfalls neuen Microsoft 365 Security Center sollen Sicherheits- und Compliance-Teams alle Dienste der Plattform mit einer einheitlichen Oberfläche und KI-gestützten Einblicken verwalten.
Sensibilitäts-Labels direkt in Word, Excel und Outlook
Für übergreifenden Schutz vertraulicher Daten erweitert Microsoft die Microsoft-Information-Protection-Funktionen: Nutzerinnen und Nutzer können Inhalte in den Office-Apps auf dem Mac (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und in den mobilen Office-Apps auf iOS und Android klassifizieren und Dokumente sowie E-Mails direkt in der Anwendung mit Labels versehen. Vergibt etwa eine Person im Textprogramm das Label Highly Confidential, greift die passende Schutzrichtlinie, zum Beispiel Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen oder visuelle Markierungen.
Zur Kontrolle der Kennzeichnungen erweitert Microsoft die Label-Analytics-Funktionen, mit denen sich die Nutzung von Sensibilitäts- und Aufbewahrungslabels über Office-365-Daten und Nicht-Office-365-Daten hinweg analysieren lässt; die Auswertung im Compliance Center steht zum Start als Vorschau bereit. Bei der erweiterten Datenverwaltung (Advanced Data Governance) ergänzt ein File Plan Manager die Migration von Richtliniendaten: Komplexe Aufbewahrungspläne aus bestehenden Records-Management-Lösungen oder einem lokalen Bestand lassen sich damit nach Office 365 übernehmen.
eDiscovery und Aufsicht für regulierte Branchen
In der Rechtsstreitigkeits- und Ermittlungsarbeit sollen neue Funktionen der Advanced eDiscovery Kosten und Risiken senken, weil Inhalte möglichst an Ort und Stelle bleiben. Anwender können mit den Verantwortlichen eines Falls kommunizieren, fallbezogene Inhalte in einem statischen Satz isolieren und vor dem Export sensible Passagen mit der neuen Überprüfungs- und Schwärzungsfunktion bearbeiten.
Für regulierte Branchen wie das Finanzwesen überwacht und prüft die Funktion Supervision nun auch Inhalte in Microsoft Teams, zusätzlich zu weiteren Klassifizierern für sensible Datentypen und beleidigende Sprache. Für Exchange-basierte Speicher, einschließlich E-Mail, Gruppen und Chats, meldete Microsoft zudem eine abgeschlossene Compliance-Bewertung nach der SEC-Richtlinie 17a-4 durch den Prüfer Cohasset.
Microsoft verortet die Neuerungen in einem größeren Zusammenhang: Die DSGVO habe eine weltweite Welle eigener Datenschutzgesetze angestoßen, darunter Kalifornien und Brasilien. Zudem hätten sich die Erwartungen der Kunden gewandelt. Unter Berufung auf eine Forrester-Umfrage schreibt das Unternehmen, dass 43 Prozent der US-Verbraucher eine Online-Transaktion mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht ausführen würden, wenn sie in den Nutzungsbedingungen etwas Unangenehmes lesen.