Die Teilnahme an der gamescom 2024 bietet Entwicklern eine einmalige Gelegenheit, ihre Spiele einem breiten Publikum zu präsentieren. Um diese Chance optimal zu nutzen, ist eine sorgfältige Planung und Kalkulation der Kosten für den Messestand unerlässlich. Dieser Beitrag bietet eine umfassende Übersicht über die Kosten, die mit einem Stand auf der gamescom verbunden sind, am Beispiel eines fiktiven Xbox-Spiels, das in der Public Area vorgestellt werden soll.
Hierfür hat die gamescom eine Übersichtliche PDF zur Verfügung gestellt.
1. Auswahl des Standtyps und der Standfläche
Die Koelnmesse GmbH hat für die Auswahl des Standes einen Stand Konfigurator. Für unser Beispiel haben wir uns für einen Systemstand entschieden. Diese Standtypen sind besonders kosteneffizient und bieten dennoch eine gute Ausstattung. Wir haben uns speziell für den preiswerten Messestand „Amsterdam“ entschieden. Hier gehen wir von der Mindestgröße von ca. 12m² aus.
Systemstände:
- Vorteile:
- Große Auswahl an finanziell attraktiven Standpaketen
- Umfangreiche Ausstattungsmöglichkeiten
- Umweltfreundlich durch mehrmaligen Einsatz von Systemstand-Elementen
Standvariante „Amsterdam“:
- Preis pro Quadratmeter: 85,50 €
- Gesamtfläche: 12,25 m²
- Grundpreis: 1.455,88 €
2. Grundausstattung des Stands
Der Stand „Amsterdam“ bietet eine solide Grundausstattung, die im Preis inbegriffen ist:
- System: Octanorm 8-Kammer-System aus Aluminium (Ø 40 mm)
- Bodenbelag: Rips (B1) inkl. Klebeband & Kantenband, Folienabdeckung, Aufnahme und Entsorgung (freie Farbauswahl gemäß Produktkatalog unter genannten Standardfarben), in unserem Fall anthrazit.
- Wandaufbau: Im Systemraster Rück- und bis zu 2 komplette Seitenwände, Wandfüllung weiß (ca. 3,5 mm), BH= ca. 2500 mm; inkl. Baukörper (BxHxT: ca. 1000 x 2500 x 250 mm) und Diagonalzargen nach bautechnischen/ statischen Erfordernissen.
- Beleuchtung: Je angefangene 3 m² Standfläche ein LED-Strahler mit Auslegearm.
- Grafische Gestaltung: Firmenname auf einem rückwärtigen Wandelement mit max. 20 Buchstaben, Versalhöhe ca. 150 mm, schwarz, True Type (mindestens 2 Beschriftungen).
- Inklusive Leistungen:
- Auf- und Abbau der beschriebenen Leistungen
- Entfernung der Teppichschutzfolie vor Messebeginn
- Einmaliges Staubsaugen des Teppichbodens nach Entfernen der Teppichschutzfolie sofern die Standfläche uneingeschränkt zugängig ist.
Diese Grundausstattung bietet eine solide Basis, um auf der Messe präsent zu sein, und deckt die wichtigsten Bedürfnisse ab.
3. Zusätzliche Ausstattung und Dienstleistungen
Neben der Grundausstattung gibt es verschiedene zusätzliche Optionen, um den Stand weiter aufzuwerten und den Auftritt auf der Messe zu optimieren.
Zusätzliche Ausstattung:
- Elektro-Hauptanschluss (8 kW): 384 €
- Prospektständer: 96 €
- Infotheken (2 Stück): 853 € (je 426,50 €)
- Halopanel, freistehend: 714 €
Diese zusätzlichen Ausstattungen sind besonders wichtig, um den Stand funktional und attraktiv zu gestalten.
Berechnung der Gesamtkosten für den Stand:
- Grundpreis des Standes: 1.455,88 €
- Zusätzliche Ausstattung: 2.141,35 €
- Gesamtkosten für den Stand: 3.597,23 €
4. Kosten für die Standfläche
Die Kosten für die Standfläche selbst sind ein wesentlicher Bestandteil der Gesamtkosten. Leider ist der im Standkalkulator nicht mit inbegriffen. Auch hierfür hat die gamescom einen Kosten Kalkulator. Allerdings sind die Kosten hier, lediglich für die Fläche und nicht den Stand. Das führt regelmäßig zu Irritationen. Nach dem Ende des Frühbucherrabatts am 01.03.2024 gelten folgende Preise:
- Preis pro Quadratmeter: 179 €
- Gesamtfläche: 12,25 m²
- Grundpreis der Fläche: 2.148 €
Zusätzlich fallen Energiekosten und die AUMA-Gebühr an:
- Energiekosten: 192 €
- AUMA-Gebühr: 7,20 €
Ein weiteres Pflichtpaket ist das „gamescom now package“:
- gamescom now package: 950 €
- Inhalte und Vorteile:
- Status als Partner der gamescom 2024
- Nutzungserlaubnis der „gamescom“-Marke
- Eintrag in die alphabetische Liste der Aussteller inkl. Logo in der Online-Ausstellersuche
- Unbegrenzte Anzahl von Produktgruppen in der Online-Ausstellersuche
- Unbegrenzte Anzahl von Basis-Marken-Einträgen in der Online-Ausstellersuche
- Präsenz auf der offiziellen gamescom-Website mit eigener Partnerseite und bis zu 3 Produktseiten
- Integration von Videos on Demand und Live-Streams auf gamescom now
- Zugang zum Content-Management-System mit Self-Service und Vorschaufunktion sowie vorherigem Onboarding-Prozess als digitaler Workshop
- Weitere Möglichkeiten wie EPIX-Teilnahme, gamescom award, Teilnahme am gamescom studio und andere Kooperationen je nach Verfügbarkeit
Berechnung der Gesamtkosten für die Standfläche:
- Grundpreis der Fläche: 2.148 €
- Energiekosten: 192 €
- AUMA-Gebühr: 7,20 €
- gamescom now package: 950 €
- Gesamtkosten für die Fläche (inkl. MwSt): 3.923,67 €
5. Gesamtkosten für Stand und Fläche
Die Gesamtkosten setzen sich aus den Kosten für den Stand und die Fläche zusammen.
- Kosten für den Stand: 3.597,23 €
- Kosten für die Fläche (inkl. MwSt): 3.923,67 €
- Gesamtkosten (inkl. MwSt): 7.520,90 €
6. Zusätzliche Werbemaßnahmen
Um die Sichtbarkeit auf der Messe zu erhöhen, können verschiedene Werbemaßnahmen in Betracht gezogen werden. Zum Bsp.:
- Treppenbanner: 4.000 €
- Floor Banner: 3.500 €
Während die beiden Bsp. bekannt sind für ihre Effektivität, gibt es noch bessere, jedoch teurere. Diese Maßnahmen können dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Besucher auf den Stand zu lenken und die Präsenz zu verstärken. Die vollständige Übersicht über die Preise sind im oben verlinkten Sales Deck zu finden. Die Opening Night Live Show, kostet für 30 Sekunden 115.000,00 €.
7. Weitere organisatorische Aspekte
Neben den direkten Kosten für Stand und Fläche sollten auch organisatorische Aspekte und zusätzliche Dienstleistungen berücksichtigt werden:
- Banner auf der Webseite: Preis auf Anfrage
- Koordination von Pressevorführungen: Preis auf Anfrage
- Verpflegung: Es können Sets von 10 Butterbrezeln, Cola-Kästen, Wasserkästen etc. bestellt werden. Preise variieren je nach Auswahl und Menge.
- Inklusiv Tickets: 3 Aussteller Tickets inklusive (je 10m² ein weiteres).
- Option für Aussteller Party: Die perfekte Möglichkeit zum networken.
8. Wichtige Termine und Fristen
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen wichtige Fristen eingehalten werden:
- Bestellfrist für Systemstände: 01.08.2024
- Jugendschutz-Deadline: 06.08.2024, 15.00 Uhr
Erste Einschätzungen
Die Planung eines Messestands auf der gamescom 2024 erfordert eine detaillierte Kostenkalkulation und Berücksichtigung zahlreicher Faktoren. Mit einer soliden Grundausstattung, zusätzlichen Ausstattungen und Dienstleistungen sowie gezielten Werbemaßnahmen kann ein erfolgreicher Messeauftritt gestaltet werden. Die Gesamtkosten von 7.520,90 € (inkl. MwSt) bieten eine realistische Grundlage für die Planung und Umsetzung eines ansprechenden Messestands, der sowohl funktional als auch attraktiv ist. Allerdings fehlen hier noch Kosten für Löhne und natürlich die immensen Kosten für Übernachtungen. Zudem fehlen hierbei noch Freiwillige, die am Stand auch für Ablösung sorgen.
Wir haben einige Studios angeschrieben und um Erfahrungswerte gebeten. Diese werden dem Beitrag noch hinzugefügt.